Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ekim ayında yayınladığı tebliğden sonra birçok mükellef e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’ya geçiş yaptı. Geçişini tamamlayan mükelleflerin merak ettiği birçok soru var, siz de dijital dönüşüm sürecine yeni girdiyseniz bu yazı sizi de ilgilendiriyor.

e-Arşiv ve e-Fatura Aynı Şekilde mi Kesilir?

Öncelikle e-Fatura veya e-Arşiv Fatura keserken alıcı bilgileri bölümünde yer alan VKN/TCKN alanına alıcının vergi kimlik numarası girildiğinde, sistem alıcısına göre fatura türünü otomatik seçer. Unvanı kısmına alıcının unvanı; T.C. Kimlik numarası girildiğinde ise alıcının adı ve soyadının tam olarak girilmesi zorunludur. Eğer kullandığınız portalde e-Arşiv için ayrı bir sekme yoksa e-Arşiv de e-Fatura ile aynı şekilde kesilir.

Ayrıca elektronik faturalar seri numarası ve mal/hizmet bilgisi içermek zorundadır.

Temel Fatura mı Ticari Fatura mı Kesmeliyim? 

            e-Fatura keserken karşınıza senaryo türünde temel ve ticari olarak iki seçenek çıkar:

  1. Temel fatura, alıcı tarafından reddedilemeyen, doğrudan onaylanan faturadır. Hata olması veya alıcının kabul etmemesi durumunda GİB üzerinden iptal edilebilir.
  2. Ticari faturada ise alıcı ekranında ‘’kabul et’’, ‘’reddet’’ ya da ‘’iptal et’’ seçenekleri bulunur, doğrudan alıcı tarafından reddedilebilir.

Firmalar çoğunlukla birbirlerine ticari fatura gönderir çünkü iptal edilmesi gereken durumlarda doğrudan portal üzerinden reddedilebilir. Ticari faturanın reddi 7 iş günü içerisinde gerçekleştirilebilir. Temel fatura ise düzenli olarak kesilen su, telefon faturası gibi sabit faturalarda tercih edilir.

e-Arşiv Fatura Hakkında Bilmeniz Gerekenler

  • e-Arşiv Fatura’da imza görselinin bulunması gereklidir. İmza elektronik ortamda veya ıslak imza olarak eklenebilir.
  • e-Arşiv Fatura, elektronik olarak kesildikten sonra alıcı talep ederse kağıt çıktı olarak iletilebilir.
  • e-Arşiv Fatura alıcısının TC’si veya VKN’ si bilinmiyorsa 11111111111 olarak yazılabilir.
  • e-Arşiv Fatura alıcısının portaline düşmediği için doğrudan kabul edilmiş sayılır. e-Arşiv Fatura’ da iptal işlemi 7 iş günü içerisinde gerçekleştirilebilir.

e-Fatura Hakkında Bilmeniz Gerekenler

  • e-Fatura gerektiğinde geçmişe dönük kesilebilir ancak sadece 7 gün geriye dönük kesilebilir.
  • e-Fatura doğrudan alıcısının portaline düştüğü için kağıt çıktı alınmasına ve imza eklenmesine gerek yoktur.
  • Alıcı tarafından 8.güne kadar fatura onaylanmazsa sistem otomatik olarak onaylanmış kabul eder.

Elektronik Faturalar Nasıl İptal Edilir?

e-Fatura’da temel ve ticari olmak üzere iki ayrı senaryo tipi bulunuyor:

  • Temel fatura doğrudan portal üzerinden iptal edilemediği için Gelir İdaresi Başkanlığı portalinden mali mühür veya e-imza kullanılarak iptal edilir.
  • Ticari fatura ise gönderici tarafından iptal edilemez, göndericinin reddetmesi gerekir.

Önemli Not: e-Arşiv Fatura gönderici tarafından iptal edilebilir. Alıcı bir şirkete sahipse iade faturası kesilir ancak alıcı bireysel müşteriyse e-Arşiv Fatura’nın kâğıt çıktısının iade bölümünü doldurarak geri gönderebilir.